Como gestionar empleados remotos

El trabajo remoto se está convirtiendo en una norma. Un estudio encontró que el 52% de los empleados trabajan de forma remota al menos una vez por semana. Con tantos empleados trabajando al menos parte de su tiempo en el hogar, en cafeterías o en otros lugares, los propietarios y gerentes de un negocio deben mantenerse al día con su cambiante rol.

En mi experiencia de 4 años y después de haber trabajado duramente para implantar el programa de teletrabajo de Best Software, solo uno de cada diez empleados puede trabajar de forma remota. Para que sea efectivo, los empleados deben ser super disciplinados y dispuestos a conectarse. Debes encontrar nuevas formas de comunicarte efectivamente y mantener a tus empleados trabajando.

Consejos para gestionar empleados remotos

Si los empleados necesitan trabajar desde casa, usa los siguientes consejos para administrar tu personal remoto.

Comienza con la incorporación

Cuando un empleado comienza en tu empresa, debes llevarlo a través de su proceso de incorporación. Al incorporar empleados, debes mantener una orientación, establecer expectativas de trabajo, preparar el ambiente de trabajo e introducir a los miembros del equipo.

La incorporación es especialmente importante para los empleados remotos. Solo porque el empleado se encuentra en otro lugar, no debe descuidar el proceso de incorporación.

Dile al empleado todo lo que necesita saber sobre la empresa y su posición. Explica las responsabilidades del empleado y establece las expectativas laborales. Asegúrate de que el empleado tenga todas las herramientas necesarias para hacer su trabajo. Presenta al empleado a tu equipo, incluso si es virtualmente. El nuevo empleado y otros miembros del personal deben saber qué hacen todos y cómo comunicarse entre ellos.

Usa herramientas de comunicación

La comunicación con empleados remotos puede ser difícil.  En mi experiencia lo es y mucho. Debido a que no están disponibles para la comunicación cara a cara, podría perderse información importante. Tú y otros empleados necesitan saber en qué están trabajando los empleados remotos. Y si hay problemas, debes poder comunicarte con tus empleados remotos rápidamente.

Necesitas tener herramientas de comunicación que todos tus empleados puedan usar. Estos pueden incluir correo electrónico, teléfonos, videoconferencias y software de mensajería instantánea.

Seguimiento del tiempo del empleado

Cuando un trabajador no trabaja donde tú lo haces, puede ser difícil saber si está trabajando. Algunos empleados remotos pueden aprovecharse de su situación laboral. Como no tienen a nadie mirando por encima de su hombro, pueden hacer lo que quieran y cometer robo de tiempo. Necesitas una forma de rastrear cuánto tiempo trabajan tus empleados.

Puedes controlar mejor cuánto tiempo trabajan los empleados utilizando software de tiempo y asistencia o de control de asistencia como más comúnmente lo conocemos. Los empleados pueden ingresar y salir cada día, o registrar la cantidad de tiempo que trabajaron. Usted saber cuánto deberían estar trabajando los empleados, por lo que puedes comparar el horario del empleado con la tarjeta de tiempo.

El software de asistencia y tiempo no solo puede ayudarte a detectar el robo de tiempo, sino que también puede ayudarte a asegurarte de que los empleados no trabajen demasiado. Los empleados remotos pueden tener dificultades para separar su trabajo y su tiempo en la casa. Como resultado, no dejan de funcionar. Si ves que un empleado remoto trabaja constantemente mucho más de lo que debería, puedes hablar con él sobre sus hábitos de trabajo.

Supervisar proyectos

Puede ser complicado el seguimiento de proyectos y en qué se está trabajando cuando un trabajador es remoto. Para que el seguimiento de los proyectos sea más fácil, usa una aplicación de gestión de proyectos.

Con el software de gestión de proyectos, todos pueden ver qué tareas deben realizarse. Pueden ver qué proyectos están en progreso y quién está trabajando en qué.

También se puede controlar cuánto tiempo tardan los empleados en completar sus proyectos. Si un empleado tarda demasiado, asegúrate de que comprende las expectativas y que realmente está trabajando cuando debería.

Mi resumen de la administración de empleados remotos

Mi experiencia implementando el programa de teleworking de Best Software está llena de logros y también de sinsabores.  Sufrí por muchos meses los retos de entrenar, por mí mismo, a personas con cero experiencias trabajando desde su casa y la mayoría sin una cultura en la atención de clientes.  Gente que no vinieron a un salón de clases y que no tuvieron la mejor incorporación de bienvenida. Más irónico aún, personas con las que desarrollé un acercamiento propio del día a día y que nunca conocí, ni conoceré cara a cara.  No viven en Panamá. 😕

Para cuando contraté a los primeros ya contaba con parte de la tecnología, que sin ella hubiese sido imposible el trabajo de equipos distribuidos.  Ya teníamos una IP-PBX, software de softphone, escritorio remoto, una plataforma de mensajería instantánea y una plataforma de help desk de clase mundial.

Soy afortunado, que hoy aún trabajan conmigo 2 del primer grupo de 6 teletrabajadores.

Mi experiencia es real, es práctica, ha sido de ensayo y error por esto puedo ayudarte a emprender en este interesante mundo del teletrabajo si me dejas un mensaje.