Pasos para cerrar exitosamente el año fiscal con Sage 50 Accounting
Ops! Si al abrir Sage 50 recibiste el mensaje “Would you like to use the Year-End Wizard now?” significa que tienes hasta el 31 de diciembre para cerrar el primer año fiscal abierto en Sage 50. El término “año fiscal” (Fiscal Year) se refiere al intervalo de tiempo anual en el que se pueden crear asientos de diario o general journal entries.
Esto es así, porque Sage 50 mantiene hasta 24 períodos o meses abiertos a la vez. Supón que hoy es 23 de diciembre de 2018 y tu primer período contable abierto está entre el 1 de Enero y el 31 de Enero de 2017, significa que tienes 8 días calendario para cerrar el primer año fiscal. Mientras no hagas el cierre, no podrás registrar transacciones nuevas.
Hacer el cierre, es un paseo o puede convertirse en una actividad retadora, dependiendo de factores como la funcionalidad que estas usando y el tamaño y salud de la base de datos.
Para comenzar haz clic en “Yes” en la ventana emergente de advertencia que te apareció cuando abriste la compañía o haciendo clic en Tasks > System > Year-End Wizard. El Year-End Wizard te asistirá en el cierre del primero de los dos años abiertos (incluyendo Payroll).
Lista de preparación para el cierre del año fiscal
¡Cuidado! Sage recomienda prepararte antes de esta importante y necesaria actividad. A continuación los pasos recomendados en el Financial Year Checklist en Sage City.
Paso 1: Complete todas las transacciones del año.
Paso 2: Siga el procedimiento para el cierre de fin de año de Fixed Asset. Solo usuarios de Sage 50 FAS.
Paso 3: Reconcilie las cuentas del Mayor General (General Ledger) con el estado de cuenta bancario.
Paso 4: Imprima los reportes de fin de año para mantener una copia histórica de su información.
Paso 5: Revise los reportes y haga los ajustes según se necesiten.
Mantenimiento de la base de datos
Típicamente, es también en este momento la oportunidad para ejecutar tareas asociadas a la integridad y al mantenimiento de los datos. Inactivar registros que no estamos usando, es especialmente útil cuando manejamos importantes volúmenes de ítems. Con la versión 2019 es más rápido, ya que se pueden desactivar customers y vendors en lote.
Así como limpiamos la casa, también debemos limpiar la compañía, lo que sin duda mejorará el desempeño al borrar datos que no vamos a usar más. Recomendamos la purga para después de haber ejecutado el Year_End Wizard.
En Best te podemos acompañar en esta travesía. Nuestros experimentados asesores de soporte técnico, no solo conocen el proceso, también contamos con la asesoría contable para que después del cierre los libros sigan en balance. ¿Qué sigue? mucho trabajo, el fin de año viene acompañado del inicio de la preparación de la declaración de renta, pero, si alimentaste y mantienes Sage 50 actualizado, tu tarea será llevadera.
Es recomendable que una persona con el Conocimiento técnico, realize este proceso, ya que durante la ejecución saltan errores de descuadres.
Un error muy común es que las cuentas nominales ( Ingresos, Costos y gastos), inician con saldos al 1 de enero. Este error surge por falta de mantenimiento de la data, Fallos eléctricos durante el uso de Sage 50, entre otros factores.